البند الأول: مجلس الأمناء
المسئوليات
يُعد مجلس الأمناء هو الجهة الإدارية المُشرفة على أعمال المجموعة، وهي المسئولة عن اتخاذ القرارات بالنيابة عن أعضاء المجموعة والمسئولة عن التواصل الرسمي مع المُؤسسة، ويشتمل دورها على:
- وضع الخطة السنوية للمجموعة للسنة القادمة بنهاية كل سنة ميلادية.
- وضع وإقرار الميزانية السنوية للمجموعة ومراقبة عملية إنفاق الأموال.
- اختيار وتعيين كل من: المدير التنفيذي – أمين الصندوق – مسئول العلاقات والاتصال، والتأكد من أدائهم ومتابعة سير عملهم، ويحق لهم إقالة أي منصب منهم بحسب التصويت.
- اختيار مُمثلي المجموعة لحضور المُؤتمرات والفعاليات الخاصة بالمُؤسسة.
- تحديد آلية قُبول الأعضاء في المجموعة، واتخاذ قرار بشطب عضوية أي فرد بالمجموعة.
- اعتماد وإنشاء اللجان التنفيذية وتحديد نشاطها وعملها.
- مناقشة وإقرار أي بيانات أو شراكات أو مشاريع أو تمثيل بالفعاليات أو قرارات رسمية من أي نوع تخص المجموعة.
- عقد الاجتماعات الدورية شهرياً والاجتماعات السنوية.
- انتخاب وعزل رئيس مجلس الأمناء بحسب التصويت بالأغلبية.
- التصويت على عزل أي عضو بالمجلس بمُوجب القواعد المُنظمة.
تكوين المجلس
- يتكون المجلس من عدد فردي لا يقل عن 5 أعضاء، ويُمكن زيادة عدد الأعضاء بمُوجب عضوين لكل 200 مُشترك جديد بالمجموعة على ألا يزيد عدد أعضاء المجلس عن 15 عضو.
- يقوم أعضاء المجلس بدورهم في المجلس بشكل تطوعي دون أجر أو مُقابل مادي.
- يحق لأعضاء المجلس اختيار أعضاء فخريين لمجلس الأمناء ويُمكنهم حضور جلسات المجلس بصفة استشارية، ولكن ليس لهم حق التصويت.
الإنتخابات
يُنتخب أعضاء مجلس الأمناء عن طريق انتخابات عامة من قبل أعضاء المجموعة، وتُجرى في يناير من كل عام، ومُدة عضوية المجلس هي عامين. ويُشترط لإتمام عملية النصاب القانوني للانتخابات ألا يقل عدد المصوتين عن 40% من عدد الأعضاء المسموح لهم بالتصويت، وفي حالة عدم اكتمال النصاب القانوني يحق لباقي الأعضاء تعيين مجلس أمناء مُؤقت مُكون من 3 أو 4 أعضاء مُدته عام.
شروط انتخاب أي عُضو لمجلس الأمناء
- أن يكون عُضو عامل وأتم عام كامل منذ انضمامه للمجموعة وحتى موعد إجراء الانتخابات.
- ألا يقل العمر عن 21 عامًا ويكون مُتمتعًا بالأهلية الكاملة.
- أن يجيد التحدث باللغة العربية.
- أن يكون عُضو نشط في أحد مشاريع ويكيميديا ولا يقل عدد مُساهماته في كل المشاريع عن 1000 مُساهمة.
- أن يكون حسن السمعة ولم يسبق له مُخالفة قواعد الأخلاق والسلوك للمجموعة.
شروط التصويت في انتخابات مجلس الأمناء
- أن يتمتع بعُضوية عاملة وسارية وصدر له رقم بالعُضوية.
- أن يكون العُضو قد أتم 3 أشهر على الأقل على انضمامه للمجموعة وحتى موعد إجراء الانتخابات.
قواعد طريقة إجراء الانتخابات
- يقوم مجلس الأمناء بتعيين مُشرف على الانتخابات ويمكن أن يكونوا عدة أشخاص، على أن يكون غير مُرشح لعُضوية المجلس في هذه الدورة.
- يقوم المُرشحون لعُضوية المجلس بإرسال أسمائهم للمُشرف في التاريخ المُحدد، ويقوم المُشرف بالتحقق من استيفاء الشروط ثم إعداد قائمة عامة للمُرشحين.
- تتم الانتخابات عن طريق اقتراع سري عبر الإنترنت لمُدة 3 أيام.
- يُصوت العُضو باستخدام بريده الإلكتروني المُسجل بالمجموعة أو إثبات حضوره بواسطة التوقيع على صفحة الميتا بواسطة حسابه في ويكيميديا.
- إذا كان عدد المرشحين 7 فما أقل يتم إجراء تصويت مباشر بـ (نعم/لا) ويفوز العضو إذا حصل على على تأييد بنسبة 65% من إجمالي الأصوات، وفي حالة فوز مرشحين أكثر من المقاعد المتاحة يتم التصفية حسب: الأعلى نسبة تأييد – ثم الأعلى في عدد الأصوات الصحيحة. في حالة زيادة عدد المرشحين عن 7 تُستخدم طريقة شولز Schulze method في التصويت ويقوم المصوت باختيار 3 أسماء، حيث يحصل أول اسم على 5 نقاط والثاني على 3 والثالث على نقطة، ويتم اختيار أعلى أسماء بحسب عدد النقاط ليُصبحوا أعضاء بالمجلس بحسب عدد المقاعد المتاحة.
- في حالة استمرار التساوي، تُجرى جولة إعادة بينهم لمدة 48 ساعة باختيار مُباشر بينهم.
- يجب أن يقوم العُضو بنفسه بالتصويت ولا يجوز توكيل أو إنابة أحد عنه، ولا يجوز التصويت بعد انتهاء الوقت الفعلي بأي حال.
- يجب على المُشرف التحقق من صحة الأصوات واستيفاء شروط التصويت، ويحق له شطب أي صوت مُخالف.
- لا يجوز استخدام أي طرق للحشد أو التلاعب بالأصوات، ويحق للمُشرف استبعاد أي مُرشح يثبت قيامه بهذه المُخالفات.
- يقوم المُشرف بعد انتهاء التصويت بإعلان النتائج وإرسالها إلى رئيس المجلس لاعتماد نتيجة الانتخابات.
دور رئيس مجلس الأمناء
يتلخص دور رئيس المجلس في النقاط التالية:
- رئاسة الاجتماعات الدورية والتصديق على نتائج وقرارات الاجتماع.
- التصديق على اعتماد المجلس للخطة السنوية والميزانية.
- مُخاطبة مؤسسة ويكيميديا مُمثلًا عن مجلس الأمناء.
- تلقي خطابات استقالة أعضاء المجلس.
قواعد زوال عُضوية المجلس
تُزال عُضوية المجلس في الحالات التالية:
- استقالة العُضو بخطاب مُوجه لرئيس المجلس.
- التغيب عن 3 اجتماعات مُتتالية للمجلس أو أكثر من 6 اجتماعات خلال العام بدون عذر مُسبق.
- الانقطاع التام عن التواصل مع أعضاء المجلس لأكثر من 6 أشهر.
- في حال ثبوت ارتكاب العُضو لمُخالفة جسيمة، ويقوم المجلس بالتحقيق معه ثم عمل تصويت لعزله.
في حالة خلو المقعد، يحق لأعضاء المجلس اختيار عُضو بديل للمجلس لحين نهاية الدورة. وفي حالة زوال عُضوية أكثر من عُضوين، يُحل المجلس وتُجرى انتخابات لاختيار مجلس مُؤقت لتولى المسئولية لحين الموعد الرسمي للانتخابات.
البند الثاني: المناصب العليا
المدير التنفيذي
يكون المدير التنفيذي واحدًا من أعضاء مجلس الأمناء، وهو المسئول عن كافة الأمور التنفيذية للمجموعة وتنفيذ قرارات المجلس وحلقة الوصل بين المجلس ورؤساء اللجان التنفيذية والعاملين. ولا يجوز بقاء هذا المنصب خاليًا، وينبغي على مجلس الأمناء تعيين قائم بالأعمال بشكل فوري. وتتمثل مسئوليات المدير التنفيذي في الآتي:
- الدعوة للاجتماعات وتجهيز محضر لكل اجتماع بنقاط نقاش وتسجيل نتائج الاجتماع.
- إنشاء اللجان الفرعية وتعيين وعزل العاملين باللجان التنفيذية أو الفرعية.
- يتولى مسئولية متابعة وتنفيذ وإدارة نشاطات وفعاليات المجموعة.
- مُتابعة المشاريع والمُسابقات التي تقوم بها المجموعة والإشراف عليها.
- التنسيق بين اللجان التنفيذية داخل المجموعة وحل المشاكل أو الخلافات الداخلية.
- مُتابعة الفواتير والحسابات والإنفاق وكل ما يخص الأمور المالية والتنسيق مع أمين الحسابات.
- إدارة جميع المنصات الرقمية المُستخدمة لتنظيم المهام أو التواصل وأيضًا الحسابات والموقع الإلكتروني.
- ختم الأوراق بالختم الرسمي والتوقيع على كافة المستندات التي تصدر عن المجموعة.
- تقديم الدعم والمساعدة في طلبات المنح المالية بالتنسيق مع أمين الصندوق إذا تطلب الأمر.
- يحل محل رئيس مجلس الأمناء في حالة غيابه أو خلو المنصب لحين اختيار رئيس جديد.
- يتولى مُهمة النقاش والتواصل مع أي جهات خارجية في أي أمور تنفيذية.
أمين الصندوق
يكون أمين الصندوق عُضوًا من أعضاء مجلس الأمناء وهو المسئول عن الجوانب المالية بالمجموعة، ومهامه كالآتي:
- يتولى مسئولية الإنفاق ودفع المصاريف بحسب الخطة المالية التي يضعها مجلس الأمناء.
- إرسال طلبات المنح المالية لمُؤسسة ويكيميديا أو أي جهات داعمة أخرى، ويتوجب عليه مُتابعة الطلب مع المُؤسسة وتزويدها بما يلزم من معلومات أو بيانات حتى إتمامه.
- استقبال المنح المالية من مُؤسسة ويكيميديا أو أي جهات داعمة أخرى (من خلال حساب المجموعة لو أمكن أو حسابه الشخصي على مسئوليته) وإبلاغ الأعضاء الآخرين بوصولها من خلال توثيقها في مُستند.
- إدارة طريقة صرف إيرادات المجموعة على مشاريعها بحسب ما يتفق عليه باقي الأعضاء.
- الاحتفاظ بصور عن جميع الفواتير والإيصالات والمُستندات المالية.
- بإمكانه توكيل عدد من الأعضاء للمُساعدة في عملية الحسابات وتدقيق الفواتير وغيره.
مسئول العلاقات والاتصال
هو الشخص المسئول عن مهام العلاقات والاتصال بين المجموعة وبين مُؤسسة ويكيميديا أو المجموعات الأخرى أو أي جهات أخرى تابعة للمُؤسسة، ويتبع مجلس الأمناء ويكون تعامله مع المجلس بشكل مباشر، ومهامه كالآتي:
- يُصبح مسئول التواصل مع مؤسسة ويكيميديا أو الرعاة.
- يتولى كافة الأمور المُتعلقة بالعلاقات الخارجية والتنسيق مع المُؤسسة أو الجهات التابعة لها.
- نقل توصيات أو إرشادات المُؤسسة أولًا بأول وكافة التحديثات والقرارات.
- إبرام الاتفاقيات أو الشراكات التي يقرها مجلس الأمناء مع الجهات الأخرى.
- حضور جلسات التواصل مع المجموعات الأخرى، مع إعطاء مجلس الأمناء تقرير بها.
البند الثالث: اللجان التنفيذية والفرعية
من أجل تيسير العمل والتشغيل والأمور التنفيذية والإدارية داخل المجموعة، تُسند المسئوليات إلى لجان تنفيذية تُدار من قبل مُوظف واحد على الأقل، ومع زيادة حجم العمل ربما يتم الاستعانة بأكثر من مُوظف أو إنشاء لجان فرعية بقرار من المدير التنفيذي. بطبيعة حال مجموعة مُستخدمي ويكيميديا في مصر بصفتها جهة تطوعية فإن جميع العاملين يُمارسون دورهم بشكل تطوعي بصورة مبدئية إلا في حالة مُوافقة المُؤسسة على تعيين مُوظفين بأجر جزئي أو كلي وإدراج ذلك في ميزانية المجموعة. تُدار المهام الوظيفية عبر الإنترنت من خلال منصات وأدوات يُحددها المدير التنفيذي وقد يتطلب منهم حضور اجتماعات وأنشطة المجموعة. وفي حالة إنشاء مقر رسمي للمجموعة تُحدد المُتطلبات وساعات العمل والحضور بحسب ما يتطلب الدور الوظيفي المنوط به. يتولى مجلس الأمناء مسئولية إنشاء أو حل أي لجان تنفيذية داخل المجموعة، على أن يتولى المدير التنفيذي أو القائم بأعماله مسؤولية تعيين واختيار العاملين ومتابعة أعمالهم والرقابة عليهم وإقالتهم إذا تطلب الأمر وكذلك اتخاذ القرار بإنشاء لجان فرعية وتعيين أو إقالة العاملين بها. بعكس الحال مع أعضاء مجلس الأمناء، يستمر العاملون في أدوارهم سواءً قبل أو بعد الانتخابات ما لم يصدر قرارات جديدة من المدير التنفيذي أو القائم بأعماله.
تقسيم اللجان التنفيذية
تقسيم اللجان التنفيذية داخل المجموعة: (بحسب تحديث يناير 2024)
1- لجنة العضويات والأفراد: اللجنة المسئولة عن تنظيم العُضويات وعملية انضمام الأعضاء الجدد وترتيب بيانات وسجلات الأعضاء.
2- لجنة الحسابات: اللجنة التي تدير الحسابات والسجلات والأمور المالية للمجموعة.
3- لجنة العلاقات العامة: اللجنة المسئولة عن التواصل مع وسائل الإعلام والمُؤسسات والمكتبات والجهات المحلية وإعداد التصريحات الرسمية.
4- لجنة الحسابات الاجتماعية: اللجنة المسئولة عن حسابات المجموعة على شبكات التواصل الاجتماعي والنشر بها.
5- لجنة إدارة برنامج التدريب: اللجنة المسئولة عن إعداد جلسات التحرير وبرامج التدريب التي تُنظمها المجموعة.
6- لجنة إدارة المسابقات: اللجنة المسئولة عن التحضير وإعداد المُسابقات التي ترعاها المجموعة.
7- لجنة المُشتريات والمخزون: اللجنة المسئولة عن مشتريات ومخزون المجموعة من هدايا ومطبوعات ومُقتنيات للأعضاء وكذلك التوريدات التي تخص المجموعة من سلع ومُنتجات تحتاجها المجموعة.
البند الرابع: العُضويات
أنواع العضويات
تنقسم العُضويات في المجموعة إلى:
عُضوية عاملة
وهو العُضو الذي يستوفي شروط العُضوية وحصل على رقم عُضوية. يحق لهذا العُضو المُشاركة في كافة فعاليات وأنشطة المجموعة من مُؤتمرات وجلسات ولقاءات، والحصول على مميزات وهدايا عينية. كما يحق له التصويت في انتخابات مجلس الأمناء والانضمام إلى العاملين باللجان التنفيذية والفرعية للمجموعة.
عُضوية شرفية
وهي عُضوية تُمنح فقط عن طريق دعوة من قبل مجلس الأمناء ويحق منحها لأي شخص حتى لو كان غير مُستوف لشروط العُضوية. ويحق للأعضاء الشرفيين حضور كافة فعاليات وأنشطة المجموعة من مُؤتمرات وجلسات ولقاءات، والحصول على مميزات وهدايا عينية. إلا أنه لا يتمتع بحق التصويت في انتخابات مجلس الأمناء أو الانضمام إلى العاملين باللجان التنفيذية والفرعية.
شروط العُضوية
تُحدد هذه الفقرة شروط العُضوية العاملة والانضمام للمجموعة:
- يجب أن يقدم العُضو بنفسه طلب الانضمام أو تقديم مُوافقة مكتوبة منه. لا يجوز إنشاء عضويات للأخرين أو الإنابة عنهم دون رغبتهم.
- يجب أن يكون الشخص مصري الجنسية أو مُقيمًا بجمهورية مصر العربية (بصرف النظر عن جنسيته).
- بحسب تعليمات المُؤسسة، يجب ألا يقل عمر العُضو عن 14 عامًا.
- يجب أن يكون لديه حسابًا مُسجلًا على مشاريع ويكيميديا.
- أن يكون نشطًا بأحد المشاريع ولديه ما لا يقل عن 100 مُساهمة.
- أن يُوافق المُقدم على تسجيل اسمه الحقيقي وبريده الإلكتروني لدى مسئولي العُضويات (هذه المعلومات تظل سرية ولا يتم مُشاركتها).
- يجب أن يُوافق على ميثاق المجموعة وعلى بنود قواعد الأخلاق والسلوك الخاصة بها.
زوال العضوية
قد تزال وتُجمد عُضوية أي شخص بالمجموعة في حال حدوث التالي: القيام بتسجيل بيانات خاطئة أو مضللة أو حدوث تلاعب في استيفاء شروط العُضوية. طلب من العُضو نفسه إلغاء عُضويته مُوجهًا لمجلس الأمناء. صدور قرار إداري من مجلس الأمناء بشطب العُضوية نتيجة مُخالفات لقواعد الأخلاق والسلوك. الخمول التام للعُضو وعدم وجود تواصل أو حضور أي فعاليات أو نشاط للمجموعة لأكثر من 5 سنوات.